KC Scheldezoom | Privacy Verklaring
16859
page-template-default,page,page-id-16859,ajax_fade,page_not_loaded,,columns-4,qode-theme-ver-10.1.1,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive

Privacy Verklaring

Privacy Reglement KC-Scheldezoom

[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming]

 

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van KC-Scheldezoom omgaat met de aan devereniging verstrekte persoons gegevens.

 

Begrippen:

  1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
  2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
  3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, adres, e-mail adres, lidnummer en telefoonnummer(s). Bijzondere persoonsgegevens zijn: geboortedatum, IBANnummer, geslacht, medische informatie etc.
  4. Onder vereniging wordt verstaan Kynologenclub “Scheldezoom”, zoals omschreven in de Statuten.
  5. De inschrijving is de aanmelding voor het lidmaatschap van KC-Scheldezoom.
  6. De aanmelding is inschrijving voor een of meer hondencursus(sen) van genoemde vereniging.
  7. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 11 van de Statuten van KC-Scheldezoom.
  8. Bewaartermijn bij de ledenadministratie is na beëindiging van het lidmaatschap maximaal één kalenderjaar in verband met het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG].
  9. Bewaartermijn bij de cursusadministratie is maximaal één kalenderjaar in verband met het opmaken van het jaarverslag.
  10. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Voor KC-Scheldezoom is dit de landelijke Raad van Beheer op het gebied van de Kynologie in Nederland, waarvan vereniging lid is. Indien de Raad dit niet zelf aanlevert dan zal dit worden opgesteld door KC Sceldezoom.

 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens in de ledenadministratie worden op een vaste computer beheerd door de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een ledenadministratieprogramma. Hij/zij zal de gegevens verwerken en eventueel aanpassen.

In deze programmatuur zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is,  het adres voor contacten, het e-mail adres voor correspondentie, het lidnummer in verband met de inschrijvingen voor cursussen en het telefoonnummer om zonodig aanvullende informatie met betrekking op de inschrijving te kunnen verkrijgen.

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer.

 

De persoonsgegevens van de aanmelding bij de cursussen genoemd bij 3 bestaan uit, naam, voornaam, adres, e-mail adres lidnummer en telefoon nummer. De persoonsgegevens van de aanmeldingen worden NIETverspreid aan derden en worden alleen gebruikt voor organisatorische doeleinden binnen de lesgroepen van KC-Scheldezoom.

 

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

 

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

 

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd of diens lidmaatschap wegens niet betaling van het lidmaatschapsgeld door de vereniging wordt beëindigd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem de ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

 

Wat zijn de rechten van een lid:

Een lid heeft het recht KC-Scheldezoom te vragen welke [persoons]gegevens worden verwerkt. KC-Scheldezoom zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Een lid kan KC-Schelde-zoom verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

 

Inschrijving:

Indien iemand een cursus wil volgen en dus lid wil worden van KC-Scheldezoom zal zij of hij daartoe een inschrijving moeten invullen in het registratieprogramma op de website van KC-Scheldezoom. Hierdoor gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd onder 3 van dit reglement.

Bij de geautomatiseerde inschrijving zal tevens verwezen worden naar dit reglement privacy-beleid van  KC-Scheldezoom. Deze persoon kan een exemplaar van dit privacy reglement inzien, downloaden en thuis printen.

 

Aanmeldformulier:

Voor deelname aan cursussen en eventuele overige activiteiten dient men zich op te geven met naam, voornaam, telefoonnummer(s) en e-mail adres. Deze informatie zal intern worden gedeeld met de instructeurs van de cursus of de organisatoren van deactiviteiten.

Na afloop van de cursus of van de activiteit dient deze informatie op de genoemde termijn te worden vernietigd.

 

Foto’s:

Bij activiteiten van KC-Scheldezoom kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor een verslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de cursussen of activiteiten van KC-Scheldezoom.

Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt publicatie niet op prijs stelt danwel verbiedt, zal aan de wens/eis van deze persoon worden voldaan.

Van personen onder de 16 jaar moet expliciete toestemming van een ouder of van een wettelijke vertegenwoordiger zijn ontvangen. Toestemming van het kind is niet voldoende.

 

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergaderingen, bestuursvergaderingen en/of overige bijeenkomsten. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering of bijeenkomst.

 

Privacybeleid van KC-Scheldezoom:

Op de Algemene Ledenvergaderingen zal aandacht worden besteed aan het privacybeleid van de vereniging. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

 

Is KC-Scheldezoom voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?:

De website van KC-Scheldezoom kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifiek aspect van de website van de vereniging. Dit betekent niet automatisch dat KC-Scheldezoom verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. KC-Scheldezoom is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

 

Welke informatie wordt verzameld:

KC-Scheldezoom maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van de vereniging verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.

 

Data lek:

Bij een eventueel data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.

 

KC-Scheldezoom zal op termijn naast deze regels nog een apart protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met een data lek. Dit met name voor de bestuurders en de ledenadministrateur zowel als de cursus-administraties die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

 

Functionaris gegevensbescherming:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/bestuurslid/ledenadmini-strateur zal wel als zodanig hiermee worden belast. Het Dagelijks Bestuur van de vereniging is verantwoor-delijk voor de uitvoering én de bewaking van dit reglement.

 

Dit document heet “Privacy Reglement KC-Scheldezoom” en is vastgesteld in de bestuursvergade-ring van de vereniging op vrijdag 24 augustus 2018.