Privacybeleid KC Scheldezoom 

AVG  (privacy) Reglement  KC Scheldezoom 
[Gebaseerd op de Wet  Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG]

In dit reglement is vastgelegd hoe het bestuur van KC Scheldezoom omgaat met de aan de vereniging verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen:

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, geslacht, adres, e-mail adres, lidnummer, IBANnummer en telefoonnummer(s).
4. Onder vereniging wordt verstaan Kynologenclub “Scheldezoom”, zoals omschreven in de Statuten.
5. De inschrijving is de aanmelding voor het lidmaatschap van KC Scheldezoom.
6. De aanmelding is inschrijving voor een of meer hondencursus(sen) van genoemde vereniging.
7. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 11 van de Statuten van KC Scheldezoom.
8. Bewaartermijn bij de ledenadministratie is na beëindiging van het lidmaatschap maximaal één kalenderjaar in verband met het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG].
9. Bewaartermijn bij de cursusadministratie is maximaal één kalenderjaar in verband met het opmaken van het jaarverslag.
10. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens.

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens in de ledenadministratie worden op een vaste computer beheerd door de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een ledenadministratieprogramma. Hij/zij zal de gegevens verwerken en indien gewenst aanpassen. In deze programmatuur zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, het adres voor contacten, het e-mail adres voor correspondentie, het lidnummer in verband met de inschrijvingen voor cursussen en het telefoonnummer om zonodig aanvullende informatie met betrekking op de inschrijving te kunnen verkrijgen. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer. De persoonsgegevens van de aanmelding bij de cursussen genoemd bij 3 bestaan uit, naam, voornaam, adres, e-mailadres, lidnummer en telefoon nummer. De persoonsgegevens van de aanmeldingen worden NIET verspreid aan derden en worden alleen gebruikt voor organisatorische doeleinden binnen de lesgroepen van KC Scheldezoom. De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd of wanneer diens lidmaatschap wegens niet betaling van het lidmaatschapsgeld door de vereniging wordt beëindigd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem door de ledenadministrateur en uit de betrokken cursusadministratie door de cursusadministratie. Bij de bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Wat zijn de rechten van een lid:
Een lid heeft het recht KC Scheldezoom te vragen welke [persoons]gegevens worden verwerkt. KC Schel-dezoom zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Een lid kan KC Schelde-zoom verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijving als lid:
Indien iemand een cursus wil volgen en dus lid wil worden van KC Scheldezoom zal zij of hij daartoe een inschrijving moeten invullen in het registratieprogramma op de website van KC Scheldezoom. Hierdoor gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd onder 3 van dit reglement.

Bij de geautomatiseerde inschrijving zal tevens verwezen worden naar dit reglement privacy-beleid van KC-Scheldezoom. Deze persoon kan een exemplaar van dit privacyreglement op de website inzien, downloaden en thuis printen.

Aanmeldformulier t.b.v. een cursus:
Voor deelname aan cursussen en eventuele overige activiteiten dient men zich op te geven met naam, voornaam, telefoonnummer(s) en e-mailadres. Deze informatie zal intern worden gedeeld met de instructeurs van de cursus of met de organisatoren van de activiteiten waarvoor men zich inschrijft. Het telefoonnummer wordt gebruikt om informatie over de cursus, tijdens de cursus met de groep waarin het lid is ingedeeld te delen via een whatsapp groep.  

Na afloop van de cursus of van de activiteit dient deze informatie op de genoemde termijn door de KC Scheldezoom te worden vernietigd.

Foto’s:
Bij activiteiten van KC-Scheldezoom kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal kan eventueel worden gebruikt voor een verslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de cursussen of activiteiten van KC Scheldezoom.Onder de AVG is het verplicht om te kunnen aantonen dat deze toestemming is verleend. Een handtekening onder een toestemmingsverklaring is al voldoende om aan te kunnen tonen dat er toestemming is. Van personen onder de 16 jaar moet expliciete toestemming van een ouder of van een wettelijke vertegenwoordiger zijn ontvangen. Toestemming van het kind is niet voldoende.

Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergaderingen, bestuursvergaderingen en/of overige bijeenkomsten. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering of bijeenkomst.

Het beleid van KC Scheldezoom inzake de AVG:
Op de Algemene Ledenvergaderingen zal aandacht worden besteed aan het privacybeleid van de vereniging. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

De website:
De website van KC Scheldezoom kan verwijzingen (bijvoorbeeld door een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifiek aspect van de website van de vereniging. Dit betekent niet automatisch dat KC Scheldezoom verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. KC-Scheldezoom is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVGregelgeving door deze derden.

Welke informatie wordt verzameld:
KC-Scheldezoom maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoekgedrag van de website van de vereniging verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en op welke wijze de vereniging de website kan verbeteren.

Data lek:
Bij een eventueel data lek, zullen de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden. KC Scheldezoom zal op termijn naast deze regels nog een apart protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met een data lek. Dit met name voor de bestuurders en de ledenadministrateur zowel als de cursus-administraties die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/bestuurslid/ledenadmini-strateur zal wel als zodanig hiermee worden belast. Het Dagelijks Bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor de uitvoering én de bewaking van dit reglement.

Dit document heet “AVG (Privacy) Reglement  KC-Scheldezoom” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van de vereniging op dinsdag 11 oktober 2022.